Verwendungsnachweis

Ihre Maßnahme wird durch NEUSTART KULTUR im Circus gefördert und ist nun fast abgeschlossen oder beendet.
Als nächster Schritt kommt der Verwendungsnachweis.
Mit dem Verwendungsnachweis zeigen Sie, dass Sie genau das umgesetzt haben, was Sie geplant hatten.
Wir, Ihr zuständiges Projektbüro in Hannover, brauchen diesen Verwendungsnachweis, um Ihnen und der Fördergeberin den erfolgreichen Abschluss zu bestätigen.
Wir erklären Ihnen hier in sechs Schritten, was ein Verwendungsnachweis ist und was Sie dafür ausfüllen und versenden müssen.
Auf geht’s!


Video-Tutorial

Erklärvideo zum Verwendungsnachweis.


Anleitung in sechs Schritten

Schritt 1: Füllen Sie die vier Teile des Verwendungsnachweises aus.

Der Verwendungsnachweis ist der Abschluss Ihrer Maßnahme.
Sie zeigen, dass Sie die Förderung genau für den Zweck verwendet haben, den Sie im Antrag und mit Ihrer Finanzkalkulation angegeben haben.
Ihr Verwendungsnachweis besteht aus vier Teilen:

  1. einem Sachbericht
  2. einem zahlenmäßigen Nachweis
  3. einer Belegliste
  4. einer Inventarliste

Diese vier Teile erkläre ich Ihnen jetzt.

Erster Teil des Verwendungsnachweises: Der Sachbericht

In einem Sachbericht beschreiben Sie das Ergebnis Ihrer Maßnahme.
Die folgenden Fragen müssen Sie beantworten, in kurzen und einfachen Sätzen:

  • Welche Maßnahme haben Sie in Ihrem Antrag geplant?
  • Welche Ziele konnten Sie durch die Fördermittel erfolgreich umsetzen?
  • Bitte gehen Sie auf die wichtigsten Positionen des zahlenmäßigen Nachweises.
    Was ein zahlenmäßiger Nachweis ist, erklären wir Ihnen gleich.
    Bitte erläutern Sie
    a) Ihre Angebotsauswahl für Anschaffungen mit einem Auftragswert ab 3000 Euro bzw. für ausschreibungspflichtige Anschaffungen ab 25.000 Euro. Diese haben Sie bei bund.de ausgeschrieben.
    Wenn sie keine Anschaffung über 25.000 Euro getätigt haben, haben Sie auch nichts bei bund.de ausgeschrieben.
    Bitte erläutern Sie
    b) die Anschaffungen, bei denen es zu Abweichungen von Ihrem Finanzierungsplan kam.
    Bitte nennen Sie die Anschaffungen, bei denen es Abweichungen gab.
    Schreiben Sie in kurzen Sätzen, warum es Abweichungen gab.
    Bitte benennen Sie genau die Abweichung.

Zweiter Teil des Verwendungsnachweises: Der zahlenmäßige Nachweis

Sie haben von uns als Projektbüro das Geld zur Umsetzung Ihrer Maßnahme erhalten, einen Eigenanteil angegeben und eventuell noch Drittmittel zur Umsetzung Ihrer Maßnahme eingebracht.
Alles zusammen bezeichnen wir hier als Einnahmen.
Der zahlenmäßige Nachweis enthält alle tatsächlich angefallenen Einnahmen und Ausgaben.
Der zahlenmäßige Nachweis enthält alle Abweichungen von Ihrer ursprünglich von uns bewilligten Finanzkalkulation.
Für den zahlenmäßigen Nachweis bekommen Sie eine Tabelle als Vorlage von uns.
Bitte nutzen Sie in jedem Fall diese Vorlage.

Dritter Teil des Verwendungsnachweises: Die Belegliste

In der Belegliste dokumentieren Sie alle Ausgaben.
Die Ausgaben werden in ihrer zeitlichen Reihenfolge dokumentiert.
Fangen Sie mit den zuerst getätigten Ausgaben an.
Die Belegliste ist vergleichbar mit einem Kassenbuch für ihr beantragtes Projekt.
Sie bekommen hierfür eine Tabelle von uns als Vorlage.
Bitte nutzen Sie in jedem Fall diese Vorlage.

Vierter Teil des Verwendungsnachweises: Die Inventarliste

In der Inventarliste listen Sie alle Anschaffungen ab 800 Euro auf, die Sie für Ihr Projekt gekauft haben.
Sie bekommen die Vorlage von uns. Bitte nutzen Sie in jedem Fall diese Vorlage.

Schritt 2: Die Vorbereitung auf Ihrem Computer

Alle benötigten Vorlagen finden Sie auf unserer Webseite unter neustart-kultur-zirkus.de/downloads.

Gehen Sie so vor:
Legen Sie sich bitte auf Ihrem Computer einen Ordner mit dem Titel „Verwendungsnachweis“ an.
Gehen Sie dann auf die Homepage.
Laden Sie sich dort bitte alle Vorlagen runter.
Bitte speichern Sie diese Vorlagen in Ihrem Ordner "Verwendungsnachweis".
Bitte speichern Sie dort alle Angebote ab, die Sie eingeholt hatten.
Bitte speichern Sie dort auch den Nachweis über Ihre Ausschreibung auf bund.de ab.
Wenn Sie keine Anschaffung über 25.000 Euro getätigt haben, haben Sie keine Ausschreibung bei bund.de gemacht.
Bitte speichern Sie in dem Ordner "Verwendungsnachweis" alle Antworten auf die Fragen zum Sachbericht ab.
Diese können Sie dann direkt in den Verwendungsnachweis übertragen.
Bitte halten Sie Ihre 4-stellige Antrags-ID bereit.
Die Antrags-ID steht auf Ihrem Zuwendungsvertrag.
Sie haben noch Fragen oder Sie benötigen Hilfe? Kein Problem! Melden Sie sich bitte bei uns im Projektbüro in Hannover.
Sie haben alle wichtigen Vorlagen ausgefüllt und haben die Antworten für den Sachbericht bereit? Perfekt! Dann geht es weiter.

Schritt 3: Ihre Anmeldung im Online-Portal

Der Verwendungsnachweis wird online eingereicht.
Er wird online erstellt und die Vorlagen werden ebenfalls online hochgeladen.
Bitte beachten Sie, dass es nicht möglich ist, erste Eingaben zwischenzuspeichern und dann später erst wieder weiter zu machen.
Vergewissern Sie sich deshalb vorher, dass Sie ausreichend Zeit mitbringen.
Um sich online anzumelden, halten Sie bitte die E-Mail Adresse bereit, die Sie bei der Antragsstellung angegeben haben.
Sie benötigen Ihre 4-stellige Antrags-ID.
Diese Antrags-ID steht auf Ihrem Zuwendungsvertrag.
Bitte rufen Sie nun folgenden Link auf: verwendungsnachweis.neustart-kultur-zirkus.de
Dort geben Sie Ihre E-Mail Adresse ein und Ihre Antrags-ID.
Nun können Sie direkt mit Ihrem Verwendungsnachweis beginnen.

Schritt 4: So erstellen Sie online Ihren Verwendungsnachweis

Hier sehen Sie die Seite, auf der Sie alle wichtigen Informationen ausfüllen und Ihre Dokumente hochladen können. Bitte beantworten Sie die Textfragen in einfachen und kurzen Sätzen. Laden Sie dazu bitte die Antworten hoch, die Sie in dem Ordner „Verwendungsnachweis“ bereits vorgefertigt haben. Alles fertig? Super! Bitte klicken Sie nun auf „Absenden“! Im Online-Portal ist nun das Wichtigste geschafft!

Schritt 5: Ihr Verwendungsnachweis als pdf-Dokument

Schauen Sie nun bitte direkt in Ihr E-Mail Postfach.
Hier finden Sie eine E-Mail von uns, NEUSTART KULTUR im Circus.
Dort ist Ihr Verwendungsnachweis als pdf hinterlegt.
Bitte drucken Sie den Verwendungsnachweis nun aus.
Bitte prüfen Sie, ob alle Angaben stimmen.
Bitte unterschreiben Sie das Dokument in blauer Farbe.

Schritt 6: Was versende ich an das Projektbüro in Hannover und was behalte ich?

An das Projektbüro in Hannover verschicken Sie bitte nur Ihren unterschriebenen Verwendungsnachweis, den Sie als pdf-Dokument erhalten haben.
Bei Ihnen bleiben sämtliche Original-Belege, Ihre Angebote, gegebenenfalls den Nachweis über Ihre Ausschreibung auf bund.de.
Das Projektbüro prüft nun Ihren Verwendungsnachweis.
Bei Rückfragen werden wir auf Sie zukommen.
Die Postadresse des Büros in Hannover ist:
BAG Zirkuspädagogik e. V.
NEUSTART KULTUR
Vahrenwalder Str. 269A
30179 Hannover

Sie finden diese Adresse auch auf der bereits genannten Webseite.
Sie müssen alle Unterlagen und Dokumente zu Ihrer Förderung durch NEUSTART KULTUR im Circus mindestens 5 Jahre lang aufbewahren.
Bitte lagern Sie diese Unterlagen gesichert vor Nässe, Brand oder hoher Sonneneinstrahlung.
Wir empfehlen Ihnen Ihre Daten zusätzlich digital abzuspeichern.

Zum Abschluß noch einmal auf einen Blick, wie Sie unser Projektbüro in Hannover erreichen:
E-Mail: verwendungsnachweis@neustart-kultur-zirkus.de.
Telefon: 0511 9666 745
Post:
BAG Zirkuspädagogik e. V.
NEUSTART KULTUR
Vahrenwalder Str. 269A
30179 Hannover

Auf Wiedersehen und herzliche Zirkusgrüße!
Ihr Team von NEUSTART KULTUR im Circus.